So prüfen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung.

Die Nebenkostenabrechnung: Das sollten Mieter wissen.

Welche Nebenkosten müssen Mieter zahlen? Und welche Kosten dürfen Vermieter nicht umlegen? Hier erfahren Sie alles Wichtige zur Nebenkostenabrechnung und wie Sie diese als Mieter am besten prüfen, um nicht zu viel zu zahlen. Sie haben einen Fehler entdeckt oder gar keine Betriebskostenabrechnung erhalten? Wir klären auf, was Sie tun können.

Die häufigsten Fragen und Antworten zur Nebenkostenabrechnung

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Vermieter können die Betriebskosten für eine Mietsache auf ihre Mieter umlegen. Das bedeutet: Die Mieter beteiligen sich anteilig an den Ausgaben für alles, was sie im Haus oder der Wohnung mitnutzen – also etwa Wasser, Strom oder einen Hausmeisterdienst. Es ist üblich, dass die Kosten im Voraus monatlich bezahlt werden und dann eine jährliche Abrechnung stattfindet.

Mit der Nebenkostenabrechnung – oder auch Betriebskostenabrechnung – wird geprüft, wie der tatsächliche Verbrauch ausgefallen ist und ob die Mieter zu viel oder zu wenig bezahlt haben. Danach kann es zu einer Nach- oder Rückzahlung kommen.

Wer stellt die Nebenkostenabrechnung zusammen?
Die Abrechnung erfolgt durch den Vermieter. Als Mieter sind Sie nicht verpflichtet, eine Aufstellung zu machen – dennoch empfiehlt es sich diese genauer zu prüfen

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung erstellt werden?
Der Abrechnungszeitraum kann vom Vermieter selbst festgelegt werden, er gilt jeweils für 12 Monate. Die Nebenkosten müssen spätestens ein Jahr nach Ablauf des Abrechnungszeitraums abgerechnet werden. Danach kann der Vermieter keine Nachzahlungen mehr verlangen.

Ein Beispiel: Die Abrechnung für Januar 2020 bis Dezember 2020, muss bis spätestens 31. Dezember 2021 beim Mieter eingehen. Ab dann hat der Mieter ein Jahr Zeit, der Abrechnung zu widersprechen – übrigens auch, wenn eine Nachzahlung bereits erfolgt ist. Genauso gibt es ein Jahr lang für den Vermieter die Möglichkeit, die Abrechnung zu korrigieren. Drei Jahre nach Ablauf des Abrechnungszeitraums endet die Verjährungsfrist, dann können beide Seiten keine Ansprüche mehr geltend machen.

Bis wann müssen Nachzahlungen oder Rückzahlungen beglichen werden?
Es gilt: 30 Tage, nachdem man die Nebenkostenabrechnung erhalten hat, muss man eventuelle Nachzahlungen begleichen. Beziehungsweise, wenn Sie zu viel bezahlt haben, muss Ihnen der Vermieter die Rückzahlung innerhalb von 12 Monaten gutschreiben. Falls Sie währenddessen ausziehen, kann dafür auch die Kaution genutzt werden.

Pauschale vs. Vorauszahlung: Was sind die Voraussetzungen für die Nebenkostenabrechnung?
Eine Nebenkostenabrechnung muss nur gemacht werden, wenn Sie die Nebenkosten vorausbezahlen und nicht pauschal. Im Mietvertrag muss festgehalten werden, welche Nebenkosten dem Mieter in Rechnung gestellt werden und wie diese aufgeteilt sind. Steht dort nichts dazu, gilt die vereinbarte Miete als sogenannte Inklusivmiete, in der bereits alles drin ist.

Wie werden die Nebenkosten verteilt?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie die Betriebskosten aufgeteilt werden: zum Beispiel genau nach Verbrauch, anteilig zur Wohnfläche, verteilt auf die Anzahl der Personen oder nach Wohneinheiten. Man nennt dies den Verteilerschlüssel.

Wenn es keine Vereinbarung gibt, werden die Nebenkosten standardmäßig nach der Quadratmeterzahl der Wohnfläche verteilt.

Umlagefähige und Nicht-Umlagefähige Nebenkosten

Welche Nebenkosten können auf Mieter umgelegt werden?

  • Kosten für Warmwasser und Heizung
  • Abwassergebühren
  • Müllabfuhr
  • Straßenreinigung
  • Hausreinigung
  • Hausmeister und Gartenpflege
  • Beleuchtung
  • Schornsteinfeger
  • Wartung und Betrieb eines Fahrstuhl
  • Grundsteuer
  • Versicherungen wie die Wohngebäudeversicherung
  • Antenne oder Breitbandkabel
  • Sonstige Betriebskosten

Sonstige Betriebskosten? Dazu gehören weitere Nebenkosten, die explizit im Mietvertrag vereinbart werden müssen. Zum Beispiel, wenn es ein Schwimmbad gibt oder die Rauchmelder regelmäßig gewartet werden.

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Welche Nebenkosten dürfen Vermieter nicht verlangen?

  • Verwaltung und Schriftverkehr
  • Instandhaltung und Sanierung (z.B. der Fassade oder von Sanitäranlagen)
  • Prüfung und Wartung von Leitungen oder der Elektrik
  • Kontoführungsgebühren
  • Kabel- oder Satellitenanschluss
  • Grunderwerbs-, Einkommens- oder Erbschaftssteuer
  • Rechtsschutz- oder Hausratversicherung

Warum? Diese Ausgaben sind bereits in der Grundmiete einkalkuliert.

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Was kommt alles in die Nebenkostenabrechnung?

  • Abrechnungs- und Nutzungszeitraum
  • Empfänger (bei mehreren Hauptmietern für jeden einzeln), Absender (Vermieter oder Hausverwaltung) und Mietobjekt (Stock oder Wohnung)
  • Verteilerschlüssel – für das ganze Haus und die jeweilige Mieteinheit
  • Anteil für Mieter
  • bereits geleistete Vorauszahlungen
  • Gesamtkosten: Verbrauchskosten und fixe Ausgaben (z.B. Versicherungen, Müllabfuhr, Grundsteuer oder Kabelanschluss)
  • Endaufstellung inklusive Höhe der eventuellen Gutschrift oder Nachzahlung

Wie prüft man die Nebenkostenabrechnung richtig? So gehen Sie am besten vor:

  1. Was steht eigentlich im Mietvertag?
    Wenn dort nichts von Betriebskosten zu lesen ist, gilt: Kaltmiete = Warmmiete. Das bedeutet, in Ihrer Miete ist bereits alles inkludiert und die Nebenkosten können nicht auf Sie übertragen werden.

  2. Was wurde denn an Nebenkosten abgerechnet?
    Hier können Sie abgleichen, was in Ihrem Mietvertrag aufgeführt ist und was tatsächlich abgerechnet ist. Es dürfen nur – wie oben aufgelistet – umlagefähige Nebenkosten abgerechnet werden. Außerdem macht es einen Unterschied, ob im Mietvertrag steht, dass Sie alle Betriebskosten tragen müssen, oder ob diese einzeln aufgeführt werden. Wenn die Betriebskosten einzeln aufgeführt sind, sind Sie nämlich nur verpflichtet zu zahlen, was dort tatsächlich steht.

  3. Sind die einzelnen Posten nachvollziehbar?
    Der Gesetzgeber hat in der Betriebskostenverordnung festgelegt, dass die Abrechnung auch für Menschen ohne juristischen oder betriebswirtschaftlichen Background verständlich sein muss. Vermieter sind nicht verpflichtet, Belege vorzulegen. Allerdings müssen alle Beträge klar ersichtlich sein: Wie hoch sind die Gesamtkosten? Wie werden sie verteilt? Was wurde bereits bezahlt? Wie hoch ist die Differenz?

  4. Wurden die Heizkosten wie gesetzlich vorgeschrieben verteilt?
    Das Thema Heizen ist etwas komplexer. Der Gesetzgeber schreibt folgende Verteilung vor: Mindestens 50 %, höchstens 70 % der Heizkosten müssen danach abgerechnet werden, was Sie selbst wirklich verbraucht haben. Der Rest kann anteilig nach Wohnfläche verteilt werden.

  5. Sind die Kosten viel zu hoch?
    Wenn Sie Zweifel haben, lohnt es sich zu schauen, ob die Nebenkosten überteuert sind. Alle Betriebskosten müssen wirtschaftlich sein, das heißt ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis muss gegeben sein. Ihren Verdacht sollten Sie belegen können, z.B. durch Kostenvoranschläge anderer Anbieter.

  6. Stimmt der Zeitraum?
    Es ist üblich, dass der Abrechnungszeitraum über 12 Monate gilt. Das muss nicht zwingend ein Kalenderjahr sein. Bei einem Zeitraum von mehr als 12 Monaten handelt es sich um einen formalen Fehler. Ausnahme: Sie sind erst im Laufe eines Jahres eingezogen bzw. ausgezogen.

  7. Wurde die Einreichungsfrist eingehalten?
    Prüfen Sie dafür, für welchen Zeitraum die Abrechnung gilt, und ob dieser nicht länger als 12 Monate her ist. Auch wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät bei Ihnen eingetroffen ist, haben Sie ggf. Anspruch auf eine Rückzahlung. Andererseits kann der Vermieter nach über einem Jahr nicht mehr verlangen, dass Sie nachzahlen.

Was kann man tun gegen eine zu hohe oder falsche Nebenkostenabrechnung?

Sie haben Bedenken? Dann können Sie verlangen, die Belege für die Ausgaben sehen zu dürfen. Dafür braucht es gar keine großen Erklärungen. Übrigens: Solange Ihnen Einsicht in die Belege verwehrt wird, müssen Sie erst einmal nicht nachzahlen.

Außerdem können Sie schriftlich Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen. Am besten bitten Sie Ihren Vermieter zuerst um eine Erklärung und führen die Punkte, die Sie in Frage stellen Schritt für Schritt auf.

Stand: Januar 2021

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